企业运作管理：差旅成本 "盘缠"不需花掉企业35%的钱 |
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差旅成本 "盘缠"不需花掉企业35%的钱
越来越多的企业人都开始意识到，应该对企业内部不断上涨的“盘缠”费用有所动作了。
在日前举办的中国首届商务旅行论坛上，美国运通公司公布了其第二次中国企业商务旅行管理情况调查的报告。结果表明：差旅费用已经高居企业日常开支第二位，占到企业运营成本的35%。
其中，被访企业36%的员工去年曾外出商务旅行(包括国内及国外)，而上一年度这一比率仅为25%；绝大多数企业仍以现金方式支付差旅开支，平均差旅开支也比2003年上升25%；42%的被访企业预计其旅行开支在未来一年中会有所上升，预计平均涨幅为17%。
美国运通全球商业合作伙伴副总裁陆瑞林直言不讳地说：“中国企业包括许多在华的跨国企业，在商务旅行成本管理上还有相当多的工作要做。”如何找到一种既能降低差旅成本又能提高工作效率的解决方案，成为中国企业的新课题。
巨额“盘缠”何处来
要将企业差旅费用控制在合理的范围内，我们首先要了解这些成本来自何处。
一般来说，商务旅行成本由直接成本和间接成本两部分组成。直接成本包括交通、住宿、餐饮以及财务部门的管理费用，目前中国多数企业仍采用传统的纸张报销手段；间接费用则包括企业需要预支的现金、报销以及审计单据的费用。稍不注意，就会有很多费用就在某个或某些环节大量流失。
陆瑞林说，她接触过一家在中国的跨国企业，每年的差旅开支都要超过800万美元，其原因就在于直接成本和间接成本太高。这家企业在中国的摊子铺得很大，它拥有40家分支机构，48家不同的代理商。公司职员每年都要坐上好几回飞机，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。
酒店费用也是如此。由于该公司职员都有自己偏好的酒店，所以无法和某家酒店签订长期合同，以获得更优惠的价格。更为糟糕的是，该公司至今还采用传统的预支现金的做法，所以出差人员每次回来都会带来一堆发票，足够让财务人员忙上大半天审计，而且还容易因某些发票能不能报销发生争执。总之，差旅费用管理的落后、无序，造成了如此现状。
六大措施压缩差旅成本
那么，如何控制商务旅行成本呢？美国运通环球服务部总裁白施礼提出了压缩成本的六点建议：
1.制定清晰明了的财务政策，便于所有部门查询，由此避免职员在未被授权的领域内支出费用。
2.优化供应链。要学会控制成本，必须清晰地了解企业把钱都花到哪里去了，自己的供应商究竟是谁；然后优化供应链，与航空公司、酒店签订长期合作合同，获得优惠的价格。
3.用公司卡管理费用支出。用传统的纸张管理，不仅容易发生纠纷，而且管理成本很高，国外很多企业早就和一些金融机构合作，开发出公司卡。职员可以拿着这张卡直接消费，既避免了现金支出，降低了成本，而且还可以对整个出差流程进行费用监控，看其是否符合公司政策。这样一来，所有的信息都可以迅速查询，而又无需繁杂的发票。
4.监督所有部门执行公司的相关政策。因为再好的政策得不到执行也只是一纸空文，企业需要建立一套强有力的监督机制。
5.严格执行费用支出程序。对费用支出严格把关，一旦发现授权之外的支出，一律予以处罚。
6.尽可能使用科技手段如网上预定等措施降低费用。传统的程序往往是公司行政部门帮助员工打电话、订票、付钱，既耗用时间、人力，而且效率也低。最理想的做法就是借助全球预订系统等现代化工具，对飞机航班、酒店房间存量等信息有一个清楚的了解，这样每一个要出差的人只要自己上网，花费很短的时间就能搞定所有的事。
业务外包省钱省力
除了做好企业的内部财务管理之外，降低差旅费用的另一个办法就是将整个商务旅行管理“打包”，外包给一些专业的管理公司。这些专业的商务旅行管理公司往往拥有丰富的管理经验和强大的合作伙伴，企业既省钱又省力。
当然，将商务旅行管理“打包”并不意味着企业就可以完全撒手不管了。专家指出，外包固然可以降低成本，但只有企业在下面两个方面予以积极配合，才能保证成本控制的良好效果：
1.保证人员投入。先是企业高层要给予必要的支持，选定一个执行经理专门负责这项业务，最好还要有专门的监督人员。
2.不断评估。项目负责人必须同各个部门以及“公司卡”的最终使用者———员工沟通，掌握他们的期望值，进行客户满意度调查；并且和机票、酒店等服务供应商定期会晤，督促其不断改进服务。
商务旅行成本控制日益受重视
目前，国内企业的商务旅行、酬酢成本日益膨胀，成本管理却相对比较落后。不过，美国运通公司的中国企业商务旅行管理情况调查（第二次）显示，商务旅行成本控制在国内已经得到了更多的重视，这主要表现为下面几个方面：
1.大型企业的商务旅行管理操作正日趋制度化；
2.已建立商务旅行政策的企业对商务旅行政策评审比过去更为严谨、规范；
3.55%的被调查企业表示其操作遵循完备的书面日常开支政策；
4.日常开支政策通过新技术手段进行传达已更加常见；
5.23%的被调查企业预计在12个月内启动互动式线上预定工具。
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